Estudio de eficiencia económica en un taller automotor

2.4 PLAN DE ACTIVIDADES.

2.4.1 TAREA ASIGNADA POR LA EMPRESA PARA PRÁCTICAS CURRICULARES.

Como ya dijimos anteriormente, la labor principal consiste en el reordenamiento del área de colisión, anexa por el momento al departamento de servicios y con la proyección de volverla un área independiente como departamento. Es aquí donde se me ha encargado proponer un plan de trabajo que permita mejorar los procesos existentes para incrementar la rotación, el ingreso total y por ende las utilidades.

Para incrementar los ingresos, lógicamente necesitamos vender más unidades del producto, que en este caso es reparación de la carrocería de vehículos. Pero tenemos una restricción considerable, en cuanto al espacio de trabajo, este se ha quedado pequeño en la medida que la demanda ha ido aumentando y en algunos casos hay la necesidad por la carencia de este en rechazar o aplazar trabajos que en algunos casos no vuelven por la urgencia de solucionar su necesidad y la encuentran en la competencia.

En el largo plazo la empresa tiene dentro de sus proyecciones ampliar la planta o su espacio para dar cabida a más vehículos; pero como plan inmediato la necesidad de incrementar la rotación para no dejar ir los vehículos requiere de una alternativa menos costosa, y esta es el objeto de nuestro trabajo.

La necesidad o el requerimiento anterior de Autochevrolet nos dan varias alternativas, que representan menos costos que la ampliación del local, pero forzosamente necesita de una inversión para mejorar la rotación. Dicha inversión tiene su estudio de factibilidad preestablecido, dado que es el complemento de la inversión de taller a nivel general. Para dar nuestras alternativas de solución hemos enmarcado todas estas dentro de una idea que llamaremos plan de trabajo.

• En primera coacción sin haber realizado un estudio sugerimos aumentar la productividad por operario, dado que esto redunda en mayor rotación. El punto de la productividad por operario surge a raíz de la poca utilización de herramientas que contribuyan en la disminución del tiempo en el trabajo por operario.
• En el proceso pintura a nivel mundial esta definido por procesos estandarizados que involucran herramientas como; cabina presurizada para impedir la contaminación del acabado, lijadoras neumáticas para reducir la fatiga del operario y aumentar su productividad, y ordenamiento del espacio interno deacuerdo con el proceso a realizar.

En cuanto a la cabina es requerimiento indispensable dado que cuando se utiliza la duración del trabajo sobre un vehículo se reduce en promedio hasta un treinta y cinco por ciento.

Siendo esta la inversión más considerable el empresario se pregunta en cuanto tiempo recuperará su inversión y si la tasa de retorno se compara con la obtenida en el departamento de ventas que es la columna vertebral de la empresa. Esto nos lleva inicialmente a elaborar un flujo de caja que permita visualizar una tasa interna de retorno que sirva como alternativa entre la inversión interna que tenga prevista el empresario.

2.4.1.1       ANÁLISIS EN RETORNO DE INVERSIÓN

Partiendo del interés particular en el señor empresario en saber cuanto tiempo tardará en recuperar su inversión atendiendo su disyuntiva de elección entre el rendimiento obtenido en el departamento de ventas y el área de siniestros. Podemos responder elaborando un pequeño esquema de presupuesto de inversiones y confrontándolo con el presupuesto de producción que parte del historial en los datos históricos de la empresa. Elaboramos dos cuadros para describir el tipo de inversión a realizar y luego otro para el flujo neto de caja.

En el presupuesto de producción, solo se presentaran en el cuadro el flujo de producción y no se discriminarán, ingresos, costos totales, impuestos, depreciaciones, etc. Dado que esta es la cifra entregada para dicho estudio.

Presupuesto de inversiones (recursos propios)

Flujo neto de caja con recursos propios

Como se puede observar el flujo de caja nos da un panorama en qué momento recuperamos la inversión y a partir de que momento empezamos a ver incrementado los ingresos a raíz de la misma.

Para la consecución del tiempo estimado en el retorno de dicha inversión sin incluir una tasa de descuento y el costo de oportunidad de dicho capital financiero, simplemente elaboramos una línea de tendencia a raíz de la serie formada por cada una de las razones. En este caso Inversiones y presupuesto de producción, a cada sería se le inserta la ecuación del gráfico y luego se igualan para obtener dicho tiempo.

Una ves igualamos las dos ecuaciones encontramos que la inversión a precios corrientes se recupera en 3.37 semestres.

Es conveniente anotar que este tipo de inversión se considera obligatoria por cuanto hace parte, como ya dijimos anteriormente de la inversión inicial y no es conveniente tener en cuenta los flujos diferenciales o incrementales a que hacen alusión los diversos textos de evaluación de proyectos porque la demanda actual, si no se realiza dicha inversión, se vera disminuida por la carencia de ajuste al crecimiento de la misma. Por otra parte las empresas que se ajusten oportunamente estarán en disposición de quedarse con la parte del mercado que Autochevrolet no abastezca.

A continuación presentamos el flujo de caja para una mejor interpretación, con las erogaciones hacia abajo y los ingresos hacia arriba

Tomamos este Flujo Neto de Caja para estimar una Tasa Interna de Retorno semestral utilizando la hoja de calculo Excel y obtenemos un resultado de TIR = 22% semestral.

Si partimos de los requerimientos en el empresario con una perspectiva del 20% semestral y partiendo del principio que esta inversión es obligatoria se podría concluir que esta inversión adicional resulta ventajosa para la empresa Autochevrolet

En esta primera parte simplemente aseveramos mediante la tasa interna de retorno, que en lo concerniente a las estrategias para la organización del futuro departamento de siniestros de la empresa Autochevrolet es viable, necesario y efectivo. Pero esto solamente no basta, dado que también hay que tomar medida respecto de los procesos y el nivel de producción atendiendo el factor trabajo como tal. Es por esto que se organiza un trabajo de campo para establecer en que medida cada proceso influye sobre la producción total.

Para realizar un buen trabajo de prácticas es necesario, en el caso nuestro, que el requerimiento inicial era básicamente la de organizar una función de producción e ingresos para determinar la eficiencia por el lado de los costos e ingresos marginales, un listado o historial de datos seriados temporalmente para hacer dicho análisis. Los cuales no fue posible obtener, por la carencia en la empresa de una contabilidad de costos; hemos decidido entonces realizar formalmente un trabajo de campo para la recopilación de datos y estructurar una muestra con datos de corte transversal para llevar a cabo nuestro trabajo. 

 Dentro del plan de actividades para mis prácticas tenemos concertadas con nuestro asesor tres actividades las cuales están comprendidas de la siguiente manera:

1. Recopilar datos fiables procesados estadísticamente; que permitan cuantificar la producción en términos de rendimiento (horas hombre) actual por procesos y llevarlo a un patrón de medida estándar para la venta del servicio, en este caso el metro cuadrado en función de los operarios existentes que representan el factor trabajo. Para este efecto se realizará una muestra con datos de corte transversal, para tiempos y movimientos, contando con la asesoría de la ingeniera industrial Lorena  de la Universidad UDES. La recolección de estos datos se harán a partir del día primero de mayo del 2006 con una duración aproximada de cuatro semanas.    Esto nos permite por ende estandarizar los procedimientos como punto de partida en los pronósticos
2. Esta información será recopilada por la ingeniera industrial para el estudio técnico y por mí para la parte de eficiencia y pronósticos.

 Con la ayuda del estudio técnico, podemos determinar cual es la capacidad instalada en cuanto a mano de obra se refiere y cuanto es la capacidad utilizada.  Estos datos serán analizados estadísticamente, para corroborar normalidad (asimetría y apuntamiento) y en la parte de inferencia análisis de autocorrelación, heteroscedasticidad, multicolinealidad y forma funcional correcta en el pronóstico de producción

1. Elaboración de un plan de mejoramiento inherente a los resultados obtenidos en el análisis citado en inciso anterior con la ayuda de nuestro asesor, profesor Luís Arévalo.

2.4.1.2 Recolección de la información para cuantificar la oferta

Para la recolección de la información se han tenido en cuenta algunos criterios que validan la obtención del tiempo fraccionado en diferentes pasos o tareas, que contribuyen al proceso completo de pintura en automóviles y que permite cuantificar por ende cual de estas tareas ayuda en mayor medida en el proceso general. Hablando en términos de una función podríamos decir unas que vez fraccionadas estas tareas, de manera independiente como variable en cuanto al tiempo requerido para ejecutarla, el impacto que ejerce o cuanto explica en el proceso completo y compararlo con medidas estandarizadas a nivel nacional. Obteniendo estas diferencias, sabremos si existes debilidades o fortalezas.

Si dividimos el proceso entero en tareas más simples,  nos resultarían en promedio unas veinte tareas sencillas que se podrían incluir  en este caso como variables, pero para hacer más viable es estudio hemos decidido tomar nota durante la ejecución de cada proceso con lápiz y papel, sin un formato preestablecido agremiando algunas tareas, que tomadas de forma independiente resultarían irrelevantes a nuestro modo de ver, por cuanto el tiempo que lleva ejecutarlas es muy pequeño y resultaría muy tedioso al momento de la toma de datos por separado y por lo tanto con una cantidad bastante grande de variables que al momento de procesar la información y realizar los pronósticos resultaría más difícil de explicar. Lo que realmente pretendemos hacer es explicar mucho con poco, premisa esta propia de la econometría.

Existen ya los objetivos que queremos alcanzaron la muestra que pretendemos realizar; pero empíricamente lo que queremos lograr lo enunciaremos a continuación

• Obtener una medida patrón para el servicio vendido. En este caso vendemos pintura automotriz, que viene dada básicamente por dos tipos de aplicación: plana monocapa y la familia bicapa sólida y Met. perlada.  Es bastante difícil y muy poco diciente medir nuestra demanda de servicios (vehículos pintados) por unidad, es decir por cada vehículo atendido, si tenemos en cuenta lo que decíamos anteriormente, que cada vehículo requiere una cantidad de superficie pintada muy diferente a otra por varios aspectos como son tamaño del vehículo y magnitud del daño. Por esto nos ha parecido más obvio realizar la unidad de medida en función de la magnitud de superficie a pintar beneficiándonos de la existencia de tablas que contienen el área de las piezas de vehículo por marca y categoría. Nuestra unidad patrón de medida va a ser el metro cuadrado, y en los resultados expresaremos las sugerencias en términos de metros cuadrados pintados y vendidos al mes como cantidad de servicio vendido al mes.

•  Determinar la capacidad instalada. Si tenemos la cantidad de operarios en el taller, como también la capacidad de las instalaciones en términos de la cantidad de vehículos que es capaz de albergar en un momento dado para repararlos de forma concomitante obtenemos por simple inspección la capacidad instalada; y al comparar estos datos con la demanda promedio actual estamos obteniendo la capacidad utilizada.

En esta parte tenemos en cuenta sugerencias técnicas, como el espacio mínimo requerido entre cada vehículo sin que se dificulto la operación entre los técnicos que intervienen en el proceso. También se deja un espacio para el libre acceso a las zonas de trabajo, en caso de evacuación `por emergencia

• Establecer mediante análisis de regresión cuales variables explican en mayor medida el proceso de reparación, dado que esto nos permite efectuar los correctivos concernientes a las fortalezas y debilidades existentes en cada procedimiento, estableciendo comparaciones con información existente en este aspecto. Por otra parte obtener si estos datos se distribuyen normalmente una función de producción con el factor trabajo como relación con la cantidad producida. Una ves obtenida la medida patrón, pretendemos promediar el precio cobrado por metro cuadrado y el tiempo requerido en promedio para realizar una reparación sobre un metro cuadrado de superficie.

Las variables que se tienen en cuenta y que son efectivamente parte del proceso de pintura las presentamos en la tabla siguiente.

Como se puede observar, dividir el proceso de pintura, consta aproximadamente de treinta pasos los cuales a su vez se podrían subdividir aún más; pero esto complica el estudio de cada tarea por constar de un número muy alto de procedimientos y también tenemos la restricción tiempo para cada uno de estos.

El fundamento de dividir el proceso en tareas sencillas es tan arcaico y usado como la ingeniería y la ciencia administrativa misma. Se trata de aumentar la especialización al conocer por separado cada actividad y el tiempo que involucra cada una. Pero a su vez se estudia el aspecto económico porque, hablar de eficiencia siempre conlleva a no desperdiciar recursos, así como la selección de datos se hacen desde el punto de vista de variables explicativas, que inciden sobre la demanda misma del producto para buscar el optimo, es decir, plantear la mejor alternativa en cuanto al factor trabajo partiendo de actividades conocidas para incrementar el ingreso total; que es lo que ultima instancia estamos buscando.

Como lo que tratamos es explicar mucho con poco, las treinta actividades de la tabla anterior las hemos agremiado en diez tareas más grandes, por considerar que la mayoría representan un tiempo ínfimo del proceso total y presenta a su vez mucho tedio para estudiarlas separadamente, sin representar por ello mejores resultados de los que pretendemos con estas diez.

Daremos una breve introducción de lo que implica cada tarea que hemos agremiado, pero previamente las presentaremos en la tabla siguiente

Los tiempos de cada tarea en la tabla anterior, son objeto del trabajo de campo, pero describiremos en que consiste cada una.

1. Lijado de bordes. Esta tarea es el inicio del proceso y consiste en alistar los bordes de la pintura que han sido maltratados por el chapista al momento de arreglar la lámina, sin embargo se le han agregado los tiempos del alistamiento de la herramienta, el desengrasado inicial y el raspado de partes afectadas en casos necesarios
2. Preparación y aplicación de la masilla.  Esta implica también el desengrasado después del rematado de bordes, el secado, el alistamiento de la herramienta para el masillado y se suman en los tiempos totales el tiempo necesario para el secado entre manos.
3. Lijado de la masilla. Se agregan nuevamente el alistamiento de accesorios como tacos de lijados, lijadora, espátulas y la lija necesaria para la tarea en cuestión. Se le suma también el tiempo necesario para el mateado de brillo al resto de la pieza.
4. Aplicación del aparejo. Se agrega aquí el traslado de mangueras por no haber suficientes para todos los operarios, así como los tiempos de oreo entre manos.
5. Lijado de aparejo. Se tiene en cuenta nuevamente el alistamiento de las herramientas dado que cada vez que se inicia un proceso el operario no cuenta con un carro portaherramientas independiente que le permite tener todos sus accesorios a su disposición para cada proceso.
6. Enmascarado. En este tiempo se tienen en cuenta todos los tiempos de enmascarado para el aparejo y para el acabado.
7. Preparación y aplicación del color. En esta tarea se agregan los tiempos necesarios para que el operario obtenga la pintura en el almacén que es un proveedor externo, lo que implica un tiempo adicional. Además la obtención del tono adecuado que hace necesario varias caminatas hasta el almacén de pintura porque la probeta de comprobación del color se realiza en el taller y no en el almacén para comprobar el tono preciso. Se suman aquí el tiempo necesario de secado entre manos y el lavado de pistola.
8. Aplicación del barniz. Incluye también el tiempo de preparación y secado entre manos.
9. Lijado y pulido. Se agremian aquí los tiempos de desenmascarado, retirada del vehículo de la cabina de pintura y al igual que las demás tareas el alistamiento de accesorios para el lijado y brillado como polichadora, extensión eléctrica, envase para el agua y lija.
10. Limpieza y encerado.  Se tienen en cuenta aquí el tiempo necesario para la limpieza de molduras, llantas, vidrios, encerado y lavado.

Una vez obtenido los resultados de la muestra que fue tomada sobre cada vehículo lo que se pretende es averiguar, tomando a cada uno como variable independiente, cual incide más sobre el proceso global

Con este criterio básicamente se han estado tomando muestras para aumentar el número de datos, pero al momento de este informe, aún no hay datos suficientes para realizar un buen promedio.

2.4.1.3 Análisis de la información.

Unas ves recopiladas los datos y habiéndolos organizados como datos no agrupados. Pretendimos inicialmente realizar un pronóstico basado en una función de regresión con dos variables representadas por cada uno de las tareas recopiladas en el muestreo. Pero el modelo tiene unas fallas estructurales que no permiten seguir el proceso con dicha medida, dado que nos puede llevar a realizar pronósticos de muy poca fiabilidad. Sin embargo encontramos:

En la columna de coeficientes existe una incoherencia en el signo en algunos de los estimadores, como por ejemplo, en la variable APLIC_BARNIZ01 con un coeficiente de -2.04, que implica por supuesto el impacto que genera esta en la variable endógena con un cambio de una hora en el proceso total de la regresora, tambien la variable P_APL_MASILLA01 con un coeficiente de -2.049, tambien observamos en la columna del estadístico la poca probabilidad de aceptación de algunas de las variables. Así como en la prueva de significancia global y el R cuadrado ajustado. Sin embargo hay algunas variables que a nivel individual tienen una clara incidencia en el proceso total como LIJADO_APAR01 un fuerte impacto en la variable endógena, así como LIJBORDES, que aunque con un error muy grande, tal ves debida a la micronumerosidad en los datos tiene un coeficiente de impacto muy considerable. Empero es viable la admisión de dicho modelo como asiento de un estudio más profundo aumentando el número de datos en dichas muestras de cada serie para ajustar el modelo a una estadista global más aceptable. Proporcionamos también la función de regresión encontrada en nustro modelo generado a partir de una muestra de datos de corte transversal.

  TOTAL = 0.1576153607*APL_APAREJO01 - 2.041820263*APLIC_BARNIZ01 + 0.9351426716*ENMASCA + 0.7751754826*LIJ_DE_MASILLA01 + 3.786074309*LIJADO_APAR01 - 0.2258217648*LIJADO_PULIDO01 + 3.44063629*LIJBORDES - 21.71879774*LIMPIEZA - 2.049339138*P_APL_MASILLA01 + 2.592598827*PREP_APLI_COLOR0 + 234.0346872

Estadística descriptiva

A nivel descriptivo se tuvieron en cuenta los datos de forma independiente para establecer su participación de cada variable en el total del tiempo gastado. Se realizo un análisis descriptivo de cada serie para conocer su probabilidad de normalidad, valores máximos mínimos y sus respectivas desviaciones respecto de la media.

En esta estadística descriptiva encontramos que todas las variables tienden a tener distribuciones de probabilidad normal. Sin embargo el problema parece estar en sus valores extremos que albergan una desviación estándar demasiado grande.

Podemos observar que el estadístico JB y sus respectivas probabilidades no rechazan la hipótesis nula de normalidad, el coeficiente de apuntamiento se encuentra considerablemente cercano a tres y el coeficiente de asimetría en la mayoría de los casos se encuentra cercano a cero.

Adicionamos también datos que concurren en información importante para dicho trabajo como la participación porcentual de cada variable a nivel individual en el proceso completo, horas hombres disponibles o capacidad instalada como factor trabajo, promedio de horas hombre utilizadas y promedio de ventas en servicios en segmentos de tiempos mensuales basados todos en la muestra obtenida, que como dijimos sirve de parámetro para una futura muestra mucho mayor como complemento de esta inicial.

Como podemos observar en la tabla anterior la participación porcentual de cada proceso dentro del total no tiene una tendencia marcada por cada uno de ellos, sin embargo vemos que aspectos como el lijado de masilla y aparejo ocupan con sus respectivas aplicaciones, ocupan mas del 60 por ciento de todo el proceso. Es aquí donde se pueden hacer correcciones.

Es una propuesta válida en la medida que la s herramientas sean adecuadas, y el proceso de organización de vehículos se lleve a cabo.  Podemos observar en la tabla anterior que con una capacidad instalada de factor trabajo de 1260 horas hombre solo se está usando el 40% aproximadamente. Obviamente de alguna forma esto interfiere con la efectividad de dichos procesos.

Se puede aceptar el hecho de haber cometido errores en la cuantificación de las horas disponible, atendiendo la necesidad de un espacio de tiempo para el descanso y los días que por algunos inconvenientes no es posible trabajar.

2.4.1.4. Perfil de costos y eficiencia del área de servicios (Siniestros)

Para maximizar las ganancias es necesario conocer con exactitud el comportamiento serial de los ingresos y los costos.  Para mejorar la eficiencia existe el criterio de costos marginales y promedios que a través de una inspección en el comportamiento gráfico de dichos costos se puede determinar cual es el punto más bajo de la curva de costo total medio que mejora de hecho su eficiencia productiva, dado que le modifica su margen de beneficio bruto.

A pesar de ser Autochevrolet una empresa con una estructura organizacional muy bien definida; a nivel de departamentos no es posible diferenciar concretamente las partidas de ingresos y costos, por carecer de una contabilidad de costos que de veracidad a estos informes. Sin embargo para el estudio de eficiencia, en el momento de obtener los costos, se disgregaron aspectos como el consumo de energía deacuerdo con la herramientas y equipos existentes que hacen parte del proceso de producción, también se dividieron los salarios de las personas hacen parten de los costos fijos en el departamento del servicios, deacuerdo con la participación de los ingresos en cada sección, así como también se tubo en cuenta el porcentaje pagado a cada operario por unidad de servició y el costo de oportunidad del terreno.

Para realizar una serie de corte transversal que permitiese realizar gráficas se tomaron valores entre la producción máxima y mínima que se puede alcanzar en determinado espacio temporal, dado en este caso como mensuales.

Para no violar la ley de los rendimientos decrecientes, se tuvieron en cuenta, que en la producción máxima se ocupa todo el espacio, y en la medida que queramos seguir aumentando la producción aumentando la mano de obra; la productividad se verá disminuida por la incapacidad de cada operario ante el espacio reducido. Obviamente en este punto de la producción primará el principio de los rendimientos decrecientes y por cada unidad adicional se verá disminuida la producción.

Para la obtención de la gráfica se elaboraron tablas con el comportamiento de los costos deacuerdo con las unidades de insumos utilizadas. Entre estos costos se obtuvieron: Costos variables, Costos Fijos, Costos totales, Costos variables medios, Costos fijos Medios, Costos Totales Medios Costo Marginal y nivel de producción dada en horas hombre mensual.

En la presente tabla se presentan únicamente la serie de Costo marginal y Costo Total Medio, dado que son los costos principales del estudio de eficiencia.

Con la tabla y gráfica anteriores, hemos elaborado el perfil de costos de la sección de siniestros en la empresa Autochevrolet. Y nos dice dos cosas fundamentalmente:

• A niveles bajos de producción el costo fijo por hora hombre es muy importante, aproximadamente el 25% del costo total por hora hombre, pero en la medida que la producción aumenta esta partida se vuelve menos importante.
• Otra información importante es que su nivel más eficiente de producción se encuentra entre las 950 y 1000 horas hombre al mes. Por encima de este nivel como vemos en la gráfica los costos marginales crecen abruptamente y por ende este incide de forma directa en la elevación de la curva de Costo Total Medio.