La planeación, dentro de una organización, consiste en determinar los objetivos de la misma y elegir cursos de acción convenientes para el logro de esos objetivos.
Los objetivos son metas a cumplir por parte de la organización, mientras que los cursos de acción son programas, planes, políticas, métodos, etc.
En general, antes de emprender cualquier actividad económica, todas las personas tienen un objetivo y saben de antemano las acciones que intentarán realizar para lograr ese objetivo, aunque no siempre esos objetivos y esas acciones hayan sido expresados mediante el lenguaje.
El proceso de la planeación se puede dividir en los siguientes pasos o etapas:
1- Determinar los objetivos de la organización.
2- Visualizar escenarios futuros posibles, asignando probabilidades, que pueden ser subjetivas, a cada uno de esos escenarios.
3- Buscar cursos de acción posibles, teniendo en cuenta los escenarios futuros probables. Elegir los cursos de acción que se consideren mas apropiados.
La planeación tiene como resultado un plan, que es un conjunto de actividades a seguir por la organización.
La planeación aporta grandes beneficios para la organización, dado que permite asignar recursos mas eficientemente, a aquellas actividades que se consideren necesarias para el logro de los objetivos, o que aporten mas que otras para el logro de los mismos. La planificación permite enfocar los esfuerzos y provee un marco en el cual los integrantes de la empresa podrán desarrollar sus actividades mas eficazmente.
La planeación no es una etapa que, una vez realizada, no vuelve a suceder en el ciclo de vida de la organización, sino que la planeación debería realizarse continuamente o cíclicamente, debido a que:
- El entorno es cambiante: los planes deberán ajustarse ante algunos cambios en el entorno. Pueden surgir nuevas amenazas y oportunidades.
- No es posible predecir el futuro con exactitud: se verificarán las predicciones realizadas con anterioridad y si no se ajustan a la realidad, puede ser necesario un ajuste en los planes. Además, los planes de corto plazo deben ser mas detallados que los de largo plazo, por lo tanto es necesario realizar planes de corto plazo periódicamente. Predecir significa estimar cómo será el futuro, o estimar valores para ciertas variables en un período de tiempo futuro.
El rendimiento puede ser distinto que el esperado: si no se lograron algunos objetivos o si los resultados fueron mejores que lo esperado, puede ser necesario ajustar los planes.
Un plan debe ser realista y no fijar metas casi imposibles de alcanzar, porque tendrá un efecto contraproducente llevando a una asignación ineficiente de recursos, puede poner en peligro el equilibrio financiero de la empresa y también puede afectar negativamente a la motivación de los miembros de la organización.
Un plan no debe ser un documento excesivamente detallado con todas las actividades a realizar, debido a que disminuirá la capacidad de la organización de adaptarse a cambios, además, no es posible predecir el futuro con exactitud.
La planificación provee una forma de medir el desempeño de la organización. Mediante el control, se comparan los objetivos fijados en la planificación con los resultados observados.
La planificación en el nuevo paradigma
Teniendo en cuenta el nuevo paradigma de las Tecnologías de la Información y Comunicación en el que se desenvuelven muchas organizaciones actualmente, ciertas organizaciones que trabajan con relativamente mucho capital humano, tecnología, información y activos intangibles, se han adaptado organizándose de una forma menos jerárquica y mas orgánica. En estas organizaciones, la estimaciones del futuro no buscan acertar fehacientemente y prefieren estar listas para adaptarse mas rápidamente al cambio en lugar de buscar cursos de acción estrictos. La búsqueda de objetivos y la formas de aprovechar las oportunidades puede surgir de cualquier área de la organización, no solo de la gerencia. La clave no es fijar objetivos y rumbos exactos, sino permitir un flujo de información fluido entre todas las áreas. De este modo, todos los integrantes serán capaces de encontrar nuevas oportunidades y todas las áreas participarán en la elaboración de planes.
Autor: Federico Anzil © 2011