La planeación estratégica es una actividad administrativa y un proceso organizacional que define la dirección y el objetivo de una organización en el largo plazo. Una estrategia define en qué negocios debería estar la organización en el largo plazo, y cómo se deberían asignar los recursos para lograr los objetivos. La estrategia debe enfocarse en los clientes. Dos opciones son claves: qué clientes servir; y cómo otorgarles mayor valor agregado.
Una estrategia sirve de ayuda para que los administradores tomen medidas que estén en línea con la visión, ante el surgimiento de nuevas amenazas y oportunidades. Cuando la situación empresarial se complica, un plan estratégico sirve de guía para afrontar la tormenta. Si bien la planeación estratégica es una actividad orientada al largo plazo, permite y ayuda a desarrollar planes y objetivos de corto plazo. Sirve de guía para los administradores de nivel medio.
El proceso de planeación estratégica suele ser largo. Puede incorporar investigaciones de mercado y de tendencias tecnológicas. A pesar de esto, el documento que muestre la estrategia debe ser simple y fácil de comprender. Cuando se muestra la estrategia de forma simple y fácil de comprender, es mas probable que los administradores de diversas áreas se ajusten al plan estratégico.
No existe una fórmula exacta o un proceso previamente diseñado que lleve a la creación de un plan estratégico, pero definiremos algunos pasos básicos que sirven como guía a la hora de diseñar la planeación estratégica. El proceso de planeación estratégica debe incluir el pensamiento creativo y la comprensión de las habilidades organizativas particulares a la empresa en cuestión. En grandes y medianas organizaciones, la planeación estratégica debería ser un trabajo en equipo que incluya las opiniones de múltiples personas, desde administradores hasta empleados. Y también puede incorporar la perspectiva de proveedores y de clientes. El apoyo de un consultor externo puede ser muy valioso.
Un término similar al de planeación estratégica es la planeación de largo plazo. Sin embargo, existen diferencias que deben ser tenidas en cuenta a la hora de analizar estos conceptos. La planeación estratégica pone mas énfasis en la adaptabilidad de la organización ante cambios en el entorno. La planeación de largo plazo no realiza predicciones de cambios en el entorno. Además, y este es un aspecto fundamental de la planeación estratégica, supone que ciertos aspectos tanto del entorno como internos a la organización, pueden ser influenciables mediante acciones deliberadas. La planeación de largo plazo no necesariamente cuestiona explícitamente porqué la organización decide estar en tal o cual negocio. La planeación estratégica sí cuestiona los supuestos y fundamenta porqué conviene estar en un mercado o no.
Pasos de la Planeación Estratégica
La planeación estratégica debería incluir los siguientes pasos:
1- Definir o revisar los valores, visión y misión de la organización.
2- Llevar a cabo un análisis del entorno
3- Desarrollar una serie de objetivos de largo plazo
4- Desarrollar un plan de acción para lograr esos objetivos
5- Desarrollar procedimientos para monitorear el progreso y modificar la estrategia o el plan de acción basándose en cambios objetivos en el entorno
1- Definir o revisar los valores, visión y misión de la organización.
- Los valores describen la cultura deseada de una organización. Son principios que guían el comportamiento de los miembros.
- La visión expresa dónde quiere estar la organización en el futuro, es decir, cómo se ve la organización en el futuro.
- La misión describe en qué negocio opera la organización, ahora y en el futuro. Cuál es el valor agregado que brinda la organización a sus clientes y usuarios. Es decir, el propósito de la existencia de la organización.
A la hora de desarrollar el plan estratégico, estos elementos deben ser tomados en cuenta en cada una de las partes del proceso. También deben ser comprendidos por cada uno de los miembros pero especialmente por los administradores.
2- Llevar a cabo un análisis del entorno
En esta etapa, la planeación estratégica debe evaluar las fortalezas y debilidades de la organización, ante el entorno presente y futuro. Y como es posible adaptarse para aprovechar al máximo los futuros cambios del entorno o modificar algunos aspectos del mismo.
Un método que se aplica en esta etapa es el análisis DAFO. El análisis DAFO se denomina así por las siglas de:
- Debilidades
- Amenazas
- Fortalezas
- Oportunidades
Las debilidades y fortalezas están relacionadas con elementos internos de la organización, mientras que las amenazas y oportunidades están relacionadas con elementos del entorno. El análisis DAFO ayuda a identificar la posición de la compañía con respecto a sus competidores. La planeación estratégica debe buscar maximizar las ventajas de la organización.
En el marco de la planeación estratégica, se debe intentar buscar y analizar tendencias actuales y datos de analistas para intentar tener una visión del entorno futuro, y anticiparse al mismo mediante un plan de acción.
3- Desarrollar una serie de objetivos de largo plazo
Teniendo en cuenta lo analizado anteriormente, la empresa debe buscar lograr una ventaja competitiva en relación a sus competidores y cumplir su misión de forma mas eficiente.
Los objetivos de largo plazo muestran con elementos concretos la visión de la organización. Los objetivos de largo plazo pueden ser medibles o cuantificables, lo que será muy útil a la hora de realizar un control. Por ejemplo, lograr un market share del 30% dentro de 5 años o obtener un margen de ganancias del 20% dentro de 3 años. Otros objetivos pueden no ser tan fácilmente medibles, pero son igual de importantes. Por ejemplo: lograr una capacidad de innovación empresarial que coloque a la empresa en una posición de lanzar los productos mas innovadores o alinear el comportamiento de los empleados con una cultura organizacional que promueva la colaboración entre las diversas áreas de la empresa.
4- Desarrollar un plan de acción para lograr esos objetivos
El siguiente paso es definir medidas y acciones concretas a llevar a cabo, y un plan de asignación de recursos para lograr las metas definidas anteriormente.
Muchos analistas y consultores indican que la parte mas difícil de la estrategia es la implementación. Ir de una serie de objetivos generales a definir claramente qué medidas tomar, puede ser la clave que defina el éxito de la planeación estratégica.
5- Desarrollar procedimientos para monitorear el progreso y modificar la estrategia o el plan de acción basándose en cambios objetivos en el entorno
La planeación estratégica es un proceso continuo. La estrategia puede ser mejorada a medida que la organización adquiere mas información y experiencia, pero también cuando el entorno cambia en relación a lo predicho, o bien se vislumbran cambios que requieran ajustes en la estrategia.
Existe el peligro de que los administradores sobrestimen su capacidad de anticipar cambios en el entorno y se mantengan con una estrategia fija, a pesar de cambios sustanciales en el mercado.
Tampoco se debe caer en la trampa de decir que el futuro es totalmente impredecible y por lo tanto no habría necesidad de tomar decisiones basándose en cosas que están fuera de nuestro control. Muchos administradores encuentran mas fácil seguir este supuesto y, a veces sin darse cuenta, comienzan a copiar las decisiones exitosas de los competidores. Sin embargo, esta forma de actuar llevará a que los cambios estén siempre un paso por detrás de la competencia. Tampoco permitirá que la organización sea una fuente de cambio disruptivo, quizás desaprovechando valiosas oportunidades.
La evaluación del cumplimiento de las metas también forma parte de esta etapa de control. Ante el desvío de los valores observados con relación a los objetivos, se debe analizar la causa de los desvíos y tomar las medidas correctivas que sean necesarias o bien evaluar si hubo un fallo en la formulación de supuestos.
Cuando la planeación estratégica es vista como un proceso continuo, se convertirá en un activo que otorgue a la empresa una ventaja competitiva en el largo plazo.
La Consultoría Externa y la Planeación Estratégica
Un consultor externo puede ser de gran ayuda en el proceso de planeación estratégica.
Un consultor externo puede tener una visión mas amplia e informada del contexto en el que opera la empresa, pero también, una visión externa e independiente puede brindar un mejor diagnóstico de los procesos internos y el funcionamiento organizacional que un empleado de la organización.
Adicionalmente, un consultor externo especializado puede tener mas experiencia en el desarrollo de planes estratégicos, dado que probablemente ya haya ayudado a diferentes organizaciones en procesos similares.
Ambos hechos son especialmente ciertos en el caso de organizaciones que nunca desarrollaron un plan estratégico o que necesitan revisar a fondo su plan estratégico actual.
Resumen y Conclusiones
La planeación estratégica se refiere al desarrollo de un plan de acción para lograr una serie de objetivos determinados. Incluye una evaluación de la organización y el contexto. El foco de la estrategia está en el futuro y cómo la empresa debería reaccionar ante los cambios que se avecinan. Sirve como guía para asignar recursos. Tomada en cuenta como un proceso continuo, la planeación estratégica se transforma en un activo clave para el éxito de la organización.
