Las cuentas por cobrar representan monto que clientes adeudan a la empresa, como resultado de haber otorgado bienes o servicios a crédito.
Cuentas por Cobrar: ¿Activo o Pasivo?
Desde el punto de vista contable, las cuentas por cobrar representan un activo para la empresa. Si la empresa tiene registradas cuentas por cobrar, significa que la empresa ha realizado ventas, pero aún no las ha cobrado.
Las cuentas por cobrar generalmente surgen de la actividad principal de la empresa. Por ejemplo, la venta de bienes o servicios. No todas las empresas otorgan mercaderías o brindan servicios sin exigir el pago inmediato de los mismos. Esta operatoria es mas frecuente entre empresas.
Ejemplos de Cuentas por Cobrar
Muchas empresas son clientes habituales de otras. En este caso, la empresa proveedora puede preferir tener una cuenta identificándola con el nombre de la otra empresa. Cada vez que la empresa cliente retira mercadería, el monto se imputa en su cuenta por cobrar. A fin de mes, la empresa cliente deberá cancelar su cuenta.
El propósito de esta operatoria es agilizar las transacciones comerciales y evitar un gran número de pagos menores, cancelando todos en una sola transacción.
Las cuentas por cobrar no solo se usan entre transacciones entre empresas, sino que empresas pueden abrir cuentas por cobrar a clientes particulares. Esta operatoria es usual, por ejemplo, en empresas proveedoras de materiales de construcción. Los clientes habituales suelen realizar varias operatorias diarias y prefieren tener una cuenta abierta antes de tener que cancelar cada transacción inmediatamente. Esta operatoria mas ágil, es beneficiosa tanto para la empresa proveedora como para el cliente. Las transacciones son mas rápidas y reduce el número de pagos en uno solo a fin de mes.
Cada vez que la empresa otorga mercancías o brinda servicios sin requerir el pago inmediato, no emite una factura como documento respaldatorio, sino que emite una nota de débito. La nota de débito sirve para que el cliente registre el aumento de su deuda.
Diferencia entre Cuentas por Cobrar y Documentos por Cobrar
Los documentos por cobrar son docuementos que se enmarcan dentro de un marco legal. Es decir, que los documentos son amparados legalmente. Cada empresa puede optar por usar cuentas por cobrar o documentos por cobrar. También, cuando un cliente no puede pagar su cuenta por cobrar al momento de vencimiento (usualmente a fin de mes), la empresa proveedora puede optar por la emisión de un documento por cobrar para ampliar el plazo de la cuenta vencida.
Los documentos por cobrar mas usados son el pagaré y las letras de cambio.
Los documentos por cobrar pueden tener ciertas ventajas, por ejemplo:
- Algunos bancos aceptan ciertos documentos por cobrar. Es decir, la empresa los puede convertir en efectivo.
- Los documentos por cobrar tienen un consentimiento escrito del cliente.
- En ciertos casos, permiten iniciar una demanda en caso de incumplimiento.
Es decir, que tanto las cuentas por cobrar como los documentos por cobrar son activos para la empresa.
Contabilidad de Cuentas por Cobrar
Cuando se otorgan mercaderías o servicios, el vendedor crea una entrada en el programa de contabilidad. Por ejemplo, si vendimos mercadería por un monto de $100 a Carlos:
Débito Crédito
Cuentas por Cobrar - Cliente Carlos 100
Venta de Bienes 100
Cuando Carlos paga su deuda, es decir, cancela su cuenta, registramos de este modo la cancelación de su cuenta por cobrar:
Débito Crédito
Caja 100
Cuentas por Cobrar - Cliente Carlos 100
Análisis de la Cuentas por Cobrar y su Importancia
Si bien las cuentas por cobrar representan un activo para la empresa, tienen dos desventajas con respecto al dinero:
- Son menos líquidas
- Existe una probabilidad de que no sean canceladas en tiempo y forma
Cuando los clientes tienen dificultades para cancelar sus cuentas, esto representa un problema para la empresa. Al momento de analizar la situación financiera de una empresa, por ejemplo, si estamos analizando una posible inversión, es aconsejable tener en cuenta el riesgo de impago. Para poder cuantificar es riesgo de forma simple, se suele realizar el supuesto de que un porcentaje de las cuentas por cobrar no van a ser canceladas.
Para analizar las cuentas por cobrar, una medición muy útil suele ser el ratio cuentas por cobrar / ventas. Es saludable que este ratio no aumente considerablemente en el tiempo.
También se suelen analizar las cuentas de clientes que usualmente demoran mas de lo previsto para cancelar sus cuentas. Si, teniendo en cuenta todas las cuentas por cobrar, existe una proporción relativamente alta de cuentas con problemas, esto pueded indicar que existe una dificultad sistémica para cancelar las cuentas por cobrar.